Problemas com protocolo

Venho por meio desta ouvidoria, trazer a insatisfação que eu, e meus outros 50 colegas Arquitetos e Engenheiros, temos enfrentado com o Protocolo da Prefeitura Municipal de Aracruz. Desde Maio, participamos de reunião com a gerente Karla Auer para cobrar melhorias, e não estamos satisfeitos pela forma como tem sido conduzida. Solicitamos que todas as modalidades de processos fossem incluídas, o que não ocorreu. A funcionária em questão, depois de meses, nos passou que o setor que deve fazer a solicitação ao protocolo, mas havia sido acordado com a mesma, que esta iria acionar a SEMDUR para a inclusão das modalidades – então hoje dependemos de abertura de processos em parte no sistema digital e a outra parte tem de ser por e-mail, dependendo de atendimento humano. Se soubéssemos que era o Setor SEMDUR que deveria fazer esta solicitação, e se a mesma não iria fazê-lo, já teríamos feito isto desde Maio, naquela reunião na qual este assunto fora debatido. Não bastasse isso, o setor tem tido quedas constantes de energia, e, falta de energia pode ser um problema eventual, mas o problema é: o sistema digital, o profissional ou o proprietário abre o processo, e depende de funcionário humano para digitalizar a taxa e anexar no próprio sistema. Fica a nossa crítica a este sistema que nem é tão digitalizado assim, no qual deveria ter sido melhor testado e melhor elaborado para antes de ser disponibilizado aos profissionais, funcionasse de forma melhor. Profissionais abrem os processos, fazem toda a parte digital, e quando chega no ponto da taxa para liberação deste, se o setor está sem sistema, sem energia, ou não está funcionando, o processo fica paralisado por falta de servidor para dar seguimento a demanda. Isto tem sido motivo constante de reclamação dos profissionais mas estamos nos sentindo prejudicados pela maneira como as coisas no momento estão apresentadas. Os processos que ainda necessitam ser abertos parte por e-mail, excedem o tempo de resposta, se o setor fica sem energia ou sem sistema como já citado, o profissional não consegue o protocolo, e não consegue saber se realmente conseguiu ou não abrir este processo. Profissionais tem relatado espera de mais de 01 semana. Ocorreu uma questão de que, uma funcionária da APAE foi abrir o processo de carta de anuência no protocolo, e por não receber a resposta automática por e-mail do setor, que é insuficiente em armazenamento e tamanho de arquivos em MB, acreditou que o processo estava aberto ou que teria que aguardar retorno do setor, esperou por 30 dias, até descobrir que o processo não estava aberto, porque nem todos os cidadãos entendem como funcionam os trâmites destas aberturas, tem faltado informações e tem faltado transparência do setor. Ou seja, perdeu-se 30 dias de um processo de extrema importância que deveria ter sido levado à Semdur, e por estas questões corriqueiras, isto tem prejudicado o trabalho dos profissionais atuantes em Aracruz. Processos abertos no sistema digital onde o profissional não anexou algum arquivo, este não consegue mais anexá-lo antes de despachá-lo por completo a secretaria competente caso o boleto seja pago. Isto também foi questionado a funcionária Karla Auer, que não soube responder quando indagada, em que lugar está esta informação de que, se o requerente tiver pago a taxa, não conseguirá mais EDITAR o processo antes de ser validado pelo protocolo até a pasta responsável. Foi solicitado um manual de como abrir os processos, pois não encontra-se em lugar algum, foi questionado sobre como lidar com estas informações eventuais nos quais nenhum profissional ou requerente tem como saber, pois é direito do cidadão informações claras e precisas acerca do sistema em questão, dentre vários outros problemas que tem ocorrido. Foi questionado quando o proprietário faz um cadastro com o email errado e não consegue receber o e-mail de validação – o setor sempre precisa acionar um “suporte”, mas tanto o requerente quando o cidadão não tem a obrigação de acionar este e como já amplamente questionado: trata-se de um sistema que não foi testado em todas as suas variantes antecipadamente, um sistema ruim e arcaico que precisa e deveria ter sido primeiramente aprimorado, antes de ser disponibilizado tanto ao cidadão quanto aos requerentes. Os profissionais já estão questionando melhorias neste sistema há 05 meses, e tanto a parte de abertura por e-mail quanto a parte de abertura pelo prefeitura sem papel tem comprometido as agendas dos profissionais, que tem assumido para sí, uma função na qual não pertencia a estes, escanear documentos em formato PDF, fazer a juntada de todos os projetos, e fazer todo o trâmite de abertura que tem nos tomado um tempo considerável, mas que, com a falta de fluidez pela forma de abertura existente hoje, nos compromete ainda mais e tem prejudicado de maneira bastante incisiva Arquitetos e Urbanistas, Engenheiros Civis, etc. Por fim, diante do exposto, os profissionais se colocam a disposição dos Vereadores da Câmara Municipal de Aracruz, para encontrarmos juntos solução a todas estas questões acima mencionadas.